個人情報 処理方針
(株)トマトシステムは通信網、情報通信網(以下、通信網、 関連法令に基づく個人情報処理方針を定め、お客様の権益保護に最善を尽くしています。
個人情報処理方針（以下「本処理方針」という。）」とは、利用者の大切な個人情報を保護し、利用者が安心してサービスを利用できるよう、会社が遵守すべき指針をいい、会社は本処理方針を通じて利用者が提供する個人情報をどのような用途と方法で利用しており、会社が個人情報保護のためにどのような措置を取っているかをお知らせしたいと思います。 本処理方針は、会社が運営するサイトが提供するインターネット関連サービスに適用されます。
(株)トマトシステムの個人情報処理方針は次のような内容を盛り込んでいます。
1.個人情報の収集に対する同意
会社はお客様が個人情報処理の方針または利用約款の内容について"同意する"または"同意しない"ボタンをクリックできる手続きを設けており、"同意する"ボタンをクリックすると、個人情報の収集について同意したものとみなします。
2.収集する個人情報項目及び収集の方法
1) 収集する個人情報の項目
- が。サービスや会員加入、決済の管理などのために下記のような個人情報を収集
- 事業名、会社名、住所、代表取締役、名前、電話番号、ハンドルネーム、電子メール、万14歳未満の児童の場合、法廷代理人の情報
- や。サービス利用過程で、以下のような情報が自動的に生成されており、収集されことができます。
- IP Address、クッキー、訪問日市。サービス利用記録、不良利用記録
- だ。有料サービス利用過程で、以下のような決済情報が収集されことができます。
- 見積書/発注書申請:会社名、担当者、電話番号、電子メールアドレス等の
- 電子税金計算書申請:会社名、事業者登録番号などの代金決済に必要な情報
2)個人情報収集の方法
- 会社は、次のような方法で個人情報を収集します。
- ホームページの会員加入及び顧客センターを通じた電話、オンライン相談の掲示板、電子メール、イベント応募
- サービス利用(ダウンロード、見積書/発注書)、書面様式、ファックスなど
3.個人情報の収集及び利用目的
会社は、収集した個人情報を次の目的のために活用します。利用者が提供したすべての情報はする目的に必要な用途以外では使用されず、利用目的が変更された時には事前同意を求めるものです。
- 1)サービス提供に関する契約履行やサービス提供による料金精算-サービス提供、購買および料金決済など
- 2)会員管理-会員制サービスの利用及び制限的本人確認制による本人確認、個人識別、不良会員の不正利用防止と以外の使用防止、加入意思の確認、加入および加入回数制限、紛争調整のための記録保存、苦情処理などの処理、告知事項伝達、万14歳未満の児童、個人情報の収集時、法定代理人の同意するかどうか確認、後に法定代理人確認
- 3)マーケティングや広告に活用-新規サービスの開発とイベント行事による情報伝達やオーダーメイドサービスス提供、人口統計学的特性に従うサービスの提供および広告掲載、接続の頻度把握または会員のサービス利用に対する統計
4.個人情報第3者提供に関する事項
会社は利用者の個人情報を"2.個人情報の収集目的及び利用目的"で告知した範囲内で使用し、利用者の事前同意なしには同範囲を超えて利用したり、原則的に利用者の個人情報を外部に公開、または提供しません。ただし、下記の場合には例外とします。
- 1)利用者が事前に公開に同意した場合
- 2)法令の規定に基づいたり、捜査目的として法令に定められた手続きと方法によって、捜査機関の要求がある場合
5.個人情報取扱委託
(株)トマトシステムは利用者の同意なしに利用者の個人情報の取扱いを外部メーカーに委託しません。今後そのような必要が生じる場合、委託対象者と委託業務内容を利用者に通知して必要な場合、事前同意を受けるようにします。
6.個人情報の保有及び利用期間
原則的に、個人情報収集及び利用目的が達成された後には、当該情報を遅滞なく破棄します。ただし、関係法令の規定により保存する必要がある場合、会社は下記のように関係法令で定めた一定期間会員情報を保管します。
1)"会社"内部方針による情報保有事由
- 不正利用記録保存理由:不正利用防止
- 不正利用防止保存期間:1年
2)関連法令による情報保有事由
商法、電子商取引などでの消費者保護に関する法律など関係法令の規定により保存する必要がある場合"会社"は、関係法令で定めた一定期間会員情報を保管します。この場合"会社"は保管する情報をその保管の目的のみで利用し、保存期間は下記の通りです。
- ウェブサイトの訪問記録
- 消費者の苦情又は紛争処理に関する記録
- 保存理由:電子商取引などでの消費者保護に関する法律
- 保存期間:3年
- 契約又は契約取り消しなどに関する記録
- 保存理由:電子商取引などでの消費者保護に関する法律
- 保存期間:5年
- 代金決済や物などの供給に関する記録
- 保存理由:電子商取引などでの消費者保護に関する法律
- 保存期間:5年
7.個人情報の破棄の手続きや方法
会社は原則的に個人情報収集及び利用目的が達成された後には、当該情報を遅滞なく破棄します。破棄の手続きや方法は次のようです。
破棄の手続き
- お客様がサービス利用などに向けて入力した情報は目的が達成された後、別途のDBに移されて(紙の場合、別途の書類箱)内部方針及びその他の関連法令による情報保護の事由によって(保有及び利用期間参照)の一定期間保存された後、破棄されます。別途DBに移された個人情報は、法律による場合がなくては保有なる以外の他の目的に利用されません。
破棄の方法
- 紙に出力された個人情報は粉砕機で粉砕または焼却したり、化学薬品処理をして溶解して破棄します。電子的ファイルの形で保存された個人情報は記録を再生することができない技術的な方法を使用して削除します。
8.利用者及び法定代理人の権利とその行使方法
- 1)利用者及び法定代理人はいつでも登録されている自分の個人情報を照会したり修正することができ、加入解約を要請することもできます。
- 2)利用者の個人情報の照会/修正のためには'個人情報の変更の'(または'会員情報修正'など)を通じて可能であり、加入解約(同意の撤回)のためには"会員脱退"をクリックして本人確認の手続きを経た後、直接閲覧、訂正又は脱退が可能です。
- 3)または個人情報管理責任者に書面、電話または電子メールで連絡したら遅滞なく処置します。
- 4)利用者が個人情報の誤りに対する訂正を要請した場合には訂正を完了する前まで受けて個人情報を利用又は提供しません。また、誤った個人情報を第3者に既に提供した場合には訂正処理結果を第3者に遅滞なく通知して訂正が行われるようにします。
- 5)会社は利用者もしくは法定代理人の要請によって解除、または削除された個人情報は"5.個人情報の保有及び利用期間"に明示されたところによって処理し、その他の用途で閲覧、又は利用できないように処理しています。
9.個人情報の自動収集装置の設置/運営や拒否に関する事項
会社は個人化され、適合化されたサービスを提供するために利用者の情報を保存して随時呼んで来る'クッキー(cookie)'を使用します。クッキーはウェブサイトを運営しているが、利用されるサーバが利用者のブラウザに送る小さなテキストファイルとして利用者のコンピュータのハードディスクに保存されます。
(1)クッキーの使用目的
- 会員と非会員の接続の頻度や訪問時間などを分析、利用者の好みと関心分野を把握や自炊追跡、各種イベント参加の程度及び訪問回収の把握等を通じたターゲットマーケティングおよび個人適合型サービス提供するために使用されます。
(2)クッキー設定を拒否する方法
- クッキー設定を拒否する方法としては、利用者が使用するウェブブラウザのオプションを選択することにより、すべてのクッキーを認めたり、クッキーを保存するたびに確認を経たり、全てのクッキーの保存を拒否することができます。但し、利用者がクッキーの設置を拒否した場合に、サービス提供に困難があります。
10. 個人情報の技術的/管理的保護対策
会社は利用者の個人情報を取り扱うにあたり、個人情報が紛失、盗難、漏洩、変造または毀損されないよう安全性確保のために、次のような技術的/管理的保護対策を講じています。
1) パスワード暗号化
- 会員IDのパスワードは暗号化され保存および管理されており、本人だけが知っており、個人情報の確認および変更もパスワードを知っている本人によってのみ可能です。
2) ハッキング等に備えた技術的対策
- 会社はハッキングやコンピューターウイルスなどによって会員の個人情報が流出したり毀損されることを防ぐために最善を尽くしています。
- 個人情報の毀損に備えて資料を随時バックアップしており、最新のワクチンプログラムを利用して利用者の個人情報や資料が漏れたり損傷したりしないように防止しており、暗号化通信などを通じてネットワーク上で個人情報を安全に伝送できるようにしています。 そして侵入遮断システムを利用して回付からの無断アクセスを統制しており、その他システム的にセキュリティを確保するための可能なすべての技術的装置を備えようと努力しています。
3) 個人情報担当者の運営及び教育
- 個人情報担当者の人数を最小限に抑えており、個人情報関連の随時教育を通じて個人情報処理方針の遵守を強調しており、個人情報取扱方針の履行事項および担当者の遵守有無を確認して問題が発見された場合、直ちに修正して正すよう努力しています。 ただし、会社が個人情報保護義務を果たしたにもかかわらず、利用者本人の不注意や会社が管理しない領域での事故など、会社の帰責に起因しない損害については、会社は一切の責任を負いません。
11. 個人情報管理責任者
会社は顧客の個人情報を保護し、個人情報に関する苦情を処理するために、以下のように関連部署および個人情報管理責任者を指定しています。
- 個人情報管理担当者
- 個人情報管理責任者
- その他の個人情報侵害に関する申告や相談が必要な場合は、下記の機関にお問い合わせください。
12. 個人情報処理方針の変更に関する事項
政府の政策またはセキュリティ技術の変更により、内容の追加、削除および修正がある場合は、一般的な内容の場合は改正最低7日前から、重要な内容の場合は改正最低30日前からホームページの「お知らせ」欄を通じて告知します。
- 付則.
- 本個人情報処理方針は2012年2月1日から施行されます。
